Od stycznia 2023 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy, które mają znacznie ułatwić oraz przyspieszyć cyfryzację procesu inwestycyjno-budowlanego. Wprowadzono między innymi e-książki obiektu budowlanego, czyli elektroniczny dziennik budowy. Co to tak właściwie jest, od kiedy będzie obowiązkowy dla wszystkich i jak go prowadzić?
Elektroniczny dziennik budowy – od kiedy?
E-książka obiektu budowlanego działa od 2023 roku, jednak nie jest jeszcze obowiązkowa. Dopiero od 1 stycznia 2027 roku każdy będzie musiał z niej korzystać, ponieważ wtedy całkowicie zastąpi dotychczasową wersję papierową. Do tego czasu najlepiej prowadzić dokumentację w obu formach. Elektroniczny dziennik powstał, ponieważ wiele osób w późniejszych etapach budowy często zapominało o uzupełnianiu dokumentacji. Uważa się, że przyczyną tego była niewiedza właścicieli czy zarządców oraz brak informacji przypominających o zbliżającym się terminie przeglądu. Najczęściej problem pojawiał się podczas losowych zdarzeń na obiekcie bądź właśnie podczas jego kontroli. Mając to na uwadze, stworzono e-książkę obiektu budowlanego, co znacznie ułatwia gromadzenie i wysyłanie dokumentów.
Czym jest książka obiektu budowlanego?
Książka obiektu budowlanego w formie papierowej to nic innego jak zbiór dokumentów dotyczących eksploatacji, a także wszelkich zdarzeń oraz okoliczności, które wydarzyły się podczas użytkowania budynku. W takiej książce zamieszcza się informacje związane z remontami, przebudową, badaniami, przeglądami i kontrolami stanu technicznego. Kto prowadzi taką książkę? Zajmuje się tym właściciel obiektu bądź jego zarządca. Co ważne, obiektem budowlanym może być nie tylko budynek, ale także inne budowle, których projekt podlega kontroli (na przykład techniczno-budowlanej). Zwykle jednak książkę prowadzi wynajęta firma lub osoba administrująca budynkiem.
Co zawiera książka obiektu budowlanego?
Książka obiektu budowlanego to dokument, który jest przeznaczony do tego, aby dokonywać w nim wpisów, między innymi takich jak:
- informacje na temat obiektu budowlanego;
- dane właściciela budynku lub zarządcy (nazwisko, adres zamieszkania, siedziba firmy, dane kontaktowe);
- informacje na temat kontroli okresowej obiektu, którą przeprowadza właściciel bądź zarządca co najmniej raz w roku;
- informacje na temat przeglądów technicznych, napraw i konserwacji urządzeń przeciwpożarowych czy gaśnic, co zapewnia ich poprawne działanie, a także nazwiska osób, które wykonały te czynności;
- informacje na temat ekspertyz oraz opinii technicznych obiektu oraz nazwiska osób, które je wykonały;
- informacje na temat ewentualnych katastrof budowlanych;
- informacje na temat robót budowlanych wykonywanych po oddaniu obiektu do użytkowania;
- decyzje, zaświadczenia, postanowienia i inne dokumenty dotyczące obiektu, jakie zostały wydane przez różne organy administracji publicznej.
Jakie zalety ma elektroniczna książka obiektu budowlanego?
E-książka obiektu budowlanego ma wiele zalet. Przede wszystkim:
- umożliwia właścicielowi lub zarządcy budowli pełną kontrolę nad aktualnością kontroli oraz przeglądów;
- zawiadamia właściciela lub zarządcę o terminie zbliżającej się kontroli bądź przeglądu okresowego;
- pozwala na szybką i sprawną naprawę wszelkich usterek;
- umożliwia wykonywanie automatycznych wpisów i przekierowań do konkretnego dokumentu;
- pozwala na błyskawiczny dostęp do dokumentacji obiektu;
- umożliwia szybką i łatwą edycję informacji;
- pozwala umieścić dokumentację w jednym miejscu;
- umożliwia przesłać wymagane dokumenty konkretnym organom;
- zmniejsza ryzyko pracy w budynkach, które nie posiadają aktualnych przeglądów;
- zmniejsza koszty, które należy ponieść w związku z ewentualnymi karami za korzystanie z obiektu, który nie posiada aktualnych przeglądów.
Jak założyć i prowadzić elektroniczną książkę obiektu budowlanego?
E-książkę obiektu mogą założyć właściciel bądź zarządca budynku, który przeprowadza regularne (co najmniej raz w roku) kontrole okresowe stanu technicznego. Elektroniczną książkę obiektu można założyć w systemie c-KOB, który zweryfikuje, czy dany budynek nie posiada już takiego dokumentu.
Jak przekazać e-książkę obiektu budowlanego?
W przypadku kiedy dochodzi do zmiany właściciela bądź zarządcy danego obiektu, dotychczasowa osoba odpowiedzialna za e-książkę obiektu budowlanego musi przekazać ją nowemu właścicielowi bądź zarządcy. W przypadku książki w formie papierowej odbywa się to poprzez przekazanie książki oraz protokołów z kontroli obiektu. Natomiast w przypadku elektronicznej książki obiektu budowlanego przekazanie odbywa się za pomocą systemu c-KOB, co polega na udostępnieniu dokumentów w systemie odpowiedniej osobie. Jeśli nie dojdzie do przekazania e-książki obiektu, nowy właściciel lub zarządca musi wystąpić do GINB z wnioskiem o udostępnienie dokumentu. Co ważne, nieprzekazanie książki obiektu nowemu właścicielowi bądź zarządcy podlega karze grzywny.
Plan sytuacyjny a e-książka obiektu budowlanego
Osoba prowadząca elektroniczną książkę obiektu budowlanego musi dołączyć do e-książki obiektu plan sytuacyjny. Plan sytuacyjny sporządza geodeta. Dane zawarte w tym dokumencie pozwalają na prowadzenie prac, zwłaszcza zmiennych na terenie, na którym jest budynek. Plan sytuacyjny jest także istotny wtedy, kiedy na przykład występuje awaria sieci. Taki plan powinien posiadać:
- oznaczone granice nieruchomości, na której znajduje się budynek;
- oznaczone miejsca przyłączenia budynku do sieci uzbrojenia terenu;
- oznaczone miejsca, w których znajdują się urządzenia do odcinania instalacji od przyłączy i przyłączy od sieci;
- oznaczone drogi pożarowe;
- oznaczone miejsca, w których znajdują się hydranty i inne punkty poboru wody do celów przeciwpożarowych.
Warto zauważyć, że wszelkie dane znajdujące się w planie sytuacyjnym powinny być aktualizowane i jest to obowiązek osoby upoważnionej do prowadzenia e-książki obiektu.
E-książka obiektu budowlanego – kontrola i dokonywanie wpisów
Według nowych przepisów, elektroniczna książka obiektu musi być udostępniania osobom, które przeprowadzają kontrole danego budynku. Zobowiązany do tego jest oczywiście właściciel bądź zarządca lub osoba wskazana w książce do jej prowadzenia. Dostęp do e-książki budynku w tym przypadku jest czasowy. Co ważne, nieudostępnienie elektronicznej książki obiektu jest zagrożone karą grzywny.